Hier vindt u samenvattingen van verschillende telecom-oplossingen uit de praktijk, voorgesteld door BOX^®.

Het is gebruikelijk dat wij zaak per zaak, offerte per offerte, een studie maken en het beste voorstel doen. De oplossingen zijn dus veelal op maat, en beantwoord zo goed mogelijk op de vraag en prioriteiten van de klant.

Boekhoudkantoor
Case: een boekhoudkantoor met meer dan 25 werknemers wenst de bestaande telefooncentrale te vervangen. Het huidige systeem geeft de receptionistes niet voldoende overzicht over de status van de toestellen. Doorschakelen naar externe nummers is niet mogelijk. Ook hebben de gebruikers geen idee van gemiste oproepen, ook niet interne. Regelmatig krijgt men een faxoproep via de gewone lijn en kan deze niet worden doorgeschakeld naar de fax. Het behandelen van meerdere lijnen tegelijk is moeilijk en onoverzichtelijk. Men wil zelf namen van toestellen kunnen aanpassen.
De IT manager wenst uitdrukkelijk de telefonie te scheiden van de data. Tevens zou er een alternatief moeten komen voor de wachtmuziek; de CD-speler slaat nu over als er een tram passeert. Zowel een parlofoon/deuropener aan de voordeur en aan de poort van de parking moeten bediend kunnen worden vanaf de toestellen, ook 's avond vanaf andere toestellen dan die van de receptie.
Op eenvoudige manier moet men de inkomende lijnen kunnen routeren naar een alternatieve groep binnen het kantoor. Een nachtstand zal altijd manueel geactiveerd worden.
Oplossing: wegens voorkeur van de klant, en scherpere prijs, werd gekozen voor een oplossing met een Alcatel-Lucent OmniPC Office met klassieke digitale lijnen/toestellen. Hierbij werd de bestaande telefoonbekabeling gebruikt. Er werden twee nieuwe parlofoons met deuropener voorzien, die als intern toestel binnen de centrale fungeerde. Voor de wachtmuziek werd gekozen voor een MP3-speler.
Voor de receptie werd gekozen voor een toestel met uitgebreide programmeerbare shortcut-toetsen. Hierdoor hadden de receptionistes altijd overzicht over de status van alle medewerkers. Vanzelfsprekend kon men nu doorschakelen naar externe nummers en fax.
Met behulp van een eenvoudige PC-applicatie kan men nu zelf groepen en namen van toestellen aanpassen. Op de receptietoestellen werden extra functietoetsen geprogrammeerd voor doorschakeling van alle externe lijnen naar een bepaalde groep en nachtstand-activering.

Expertisebureau
Case: een expertisebureau met een tiental medewerkers wenst haar verouderde telefooncentrale te vervangen. Het huidige systeem heeft geen automatische nachtstand, en dus wordt er manueel elke middag en avond een antwoordapparaat opgezet. Bij het in wacht zetten van een lijn, blijft het toestel bezet, en kan men geen andere lijnen aannemen of gesprekken starten.
Voor een aparte externe lijn moest wel via de centrale kunnen werken, maar moest op zich apart blijven. Het gehele project moest binnen een beperkt budget blijven.
Oplossing: BOX^® heeft een Avaya IP Office 500 voorgesteld met IP-telefoons. Hierdoor kon de bestaande netwerkbekabeling gebruikt worden, en werden de kosten beperkt tot de nodige voice-kanalen i.p.v. aparte telefoonpoorten. Er werd gekozen voor Embedded Voicemail, zodat automatisch de juiste berichten op het juiste moment werden afgespeeld aan de klanten. Ook wordt de bellende klant direct verwelkomd, en wordt het wachten veraangenaamd door wachtmuziek.
De gebruikers van het secretariaat/receptie kunnen nu meerdere lijnen tegelijk behandelen, klant in wacht zetten en eenvoudig doorschakelen - ook naar externe telefoonnummers. Met de PC-toepassing Phone Manager Lite kan elke gebruiker nu ook de status van collega's zien. Is een collega bezet, heeft men de mogelijkheid de klant in wacht te zetten. Duurt het wachten langer dan 2 minuten, komt het externe gesprek automatisch terug.
Omdat veel gesprekken over dossierbehandeling gaat, is er ook gekozen voor draadloze headsets van Plantronics. De gebruiker kan hierdoor eenvoudig op PC werken, en zelfs papieren opzoeken tijdens een gesprek.
Bijkomend: bij de ingebruikname van de centrale bleek men zeer intensief gebruik te maken van alle toestellen. Hierdoor was een boven-gemiddelde bezettingsgraad van de voice-kanelen. BOX^® heeft hierop het aantal voice-kanelen gratis verhoogd.
De externe lijnen waren analoog, maar van een erbarmelijke kwaliteit. Aangezien IP-telefonie van een veel hogere geluidskwaliteit is dan het oude telefoonsysteem, werd dit probleem pas na de ingebruikname vastgesteld en was zelfs storend. De carrier vondt de kwaliteit echter acceptabel. Daarom steld BOX^® voor om over te schakelen op ISDN-lijnen. In samenspraak met de klant werden de analoge poorten gratis vervangen door nieuwe ISDN-poorten. Hiermee is het probleem van geluidskwaliteit opgelost, en heeft men nu het voordeel van het gebruik van verschillende lijnen in cascade.

Hoofdkantoor van bank, immo- en verzekeringsmaatschappij
Case: een internationaal bouwbedrijf zoekt een telefoonsysteem voor een nieuwbouw van 4 verdiepingen. Twee verdiepingen worden bezet door een verzekeringsmaatschappij (600 gebruikers), een ander door een immokantoor (240 gebruikers) en de onderste verdieping door een kantoor van een bank (120 gebruikers).
De 4 firma's moeten gescheiden blijven, maar zullen wel gebruik maken van dezelfde netwerk-backbone. Het systeem moet 'plug & play'-ready afgeleverd worden, en zou door derden worden geplaatst (werknemers van de bouwfirma).
Oplossing: BOX^® heeft een oplossing voorgesteld met 6 gekoppelde Avaya IP Office 500 centrales. Er werd ook gekozen voor IP-telefonie, zodat er geen afzonderlijke telefoonbekaling meer nodig was. Een ander groot voordeel van IP-telefonie, is dat de toestellen (en centrale) op voorhand geprogrammeerd werden, en op een willekeurige plaats in het netwerk aangesloten kon worden. Hierdoor kon de installatie gebeuren door alles eenvoudig in te pluggen.
De centrales werden zo geprogrammeerd, dat alle gesprekken intern en tussen de verschillende firma's gratis gebeurden, zonder dat men van de ene firma direct toegang had tot de interne gegevens van de andere firma.
Er werden 3 dagen voorzien waarbij meer dan 200 mensen een dag opleiding kregen in het gebruik van het nieuwe systeem. Tevens werd een onderhoudscontract afgesloten voor zowel depannages als aanpassingen van de programmering.